Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez SIMTECH Automatyka Przemysłowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k.

Szanowni Państwo,

od 25 maja 2018 r. w Polsce obowiązuje rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych[1], zwane dalej „RODO”. Wobec powyższego spółki SIMTECH Automatyka Przemysłowa Sp. z o. o. Sp. k. oraz SIMTECH Automatyka Przemysłowa Sp. z o. o., zgodnie z przepisami art. 13 i 14 RODO, przedstawiają następujące informacje dotyczącą przetwarzania Państwa danych osobowych.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe, są:

1. SIMTECH Automatyka Przemysłowa Sp. z o. o. Sp. k. z siedzibą pod adresem: ul. Grażyny 5, 44-100 Gliwice, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach Wydział X Gospodarczy – KRS pod nr 0000627190, NIP 6312663618

lub/oraz

2. SIMTECH Automatyka Przemysłowa Sp. z o. o. z siedzibą pod adresem: ul. Grażyny 5, 44-100 Gliwice, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach Wydział X Gospodarczy – KRS pod nr 0000388528, NIP 6482756738,

zwane dalej „SIMTECH” lub „administratorem”. Spółki SIMTECH przetwarzają Państwa dane osobowe w związku z tym, że (i) są Państwo ich potencjalnymi bądź aktualnymi klientami albo że (i) spółki SIMTECH są Państwa klientami.

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych?

W tym celu należy napisać do nas na adres e-mail: rodo@simtech.gliwice.pl, adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych, SIMTECH Automatyka Przemysłowa Sp. z o. o. Sp. k. / SIMTECH Automatyka Przemysłowa Sp. z o. o., ul. Grażyny 5, 44-100 Gliwice.

Skąd mamy Państwa dane?

Otrzymaliśmy je od Państwa podczas nawiązania współpracy, zawarcia umowy albo w trakcie trwania współpracy, bądź też pozyskaliśmy je od Państwa na targach lub innych wydarzeniach handlowych lub z powszechnie dostępnych źródeł jak np. rejestry przedsiębiorców, książki telefoniczne, sieć Internet.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych przez SIMTECH?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej, w tym do takich celów jak:

• Udzielanie odpowiedzi na zapytania ofertowe lub składanie ofert w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert bądź ogłoszenia o przetargu.
• Obsługa wszelkich innych zgłoszeń i zapytań, które do nas Państwo kierujecie w związku z naszą działalnością gospodarczą.
• Zawieranie umów.
• Składanie zapytań ofertowych.
• Zamawianie towarów i usług.
• Sporządzanie i przechowywanie dokumentacji odbiorowej.
• Prowadzenie dokumentacji umownej innej niż dokumentacja dotycząca odbiorów.
• Wystawianie faktur i rozliczanie dostarczonych towarów lub wyświadczonych usług bądź dokonywanych zakupów towarów lub usług.
• Rozliczanie i obsługa dokonanych zamówień.
• Rachunkowość.
• Zgłaszanie lub obsługa ewentualnych reklamacji.
• Komunikacja w sprawach związanych z wszystkimi powyższymi celami.

Dodatkowo, przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania Państwa danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

Ponadto możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu SIMTECH, którym jest:

• zapewnienie bezpieczeństwa usług, które świadczymy Państwu drogą elektroniczną;
• prowadzenie analiz statystycznych i raportowanie;
• poprawa jakości usług;
• ustalanie bądź dochodzenie roszczeń (w tym windykacja należności) albo obrona przed roszczeniami; prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych;
• oferowanie dostawy towarów lub świadczenia usług własnych, a także marketing bezpośredni towarów lub usług własnych;
• przechowywanie danych dla celów dowodowych, oraz zapewnienie wykazania spełnienia przez SIMTECH obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Czy muszą Państwo podać nam swoje dane osobowe?

Wymagamy podania przez Państwa następujących danych osobowych, aby móc przeprowadzać z Państwem transakcje:

• Imiona i nazwiska.
• Nazwa firmy.
• Adres prowadzonej działalności gospodarczej.
• NIP.
• Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail).

Jeśli nie podadzą Państwo tych danych osobowych, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z Państwem umowy, a w konsekwencji nie będą Państwo mogli (i) dokonywać u nas zakupów lub korzystać z naszych usług albo (i) dokonywać na naszą rzecz dostawy towarów lub świadczyć na naszą rzecz usług.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Państwa podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. Podanie jakichkolwiek innych danych osobowych przez Państwa nie jest wymagane i – poza wymienionymi powyżej przypadkami – jest całkowicie dobrowolne.

Jakie mają Państwo uprawnienia wobec SIMTECH w zakresie przetwarzanych danych?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich Państwa praw wynikających z RODO, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Państwa danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.

Z uprawnień tych mogą Państwo skorzystać, gdy:

• w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych: Państwa dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez SIMTECH; cofną Państwo swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłoszą sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych; Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem lub dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważą Państwo, że Państwa dane
  są nieprawidłowe – mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będą Państwo chcieć, aby zostały usunięte; Państwa dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
• w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub umowy zawartej z Państwem oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Mają Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W jakich sytuacjach mogą się Państwo sprzeciwić wobec przetwarzania Państwa danych?

• Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu SIMTECH lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli,
• Państwa dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego.

Z prawa sprzeciwu mogą Państwo skorzystać od 25 maja 2018 r.

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe co do zasady nie są przez nas udostępniane. Jeśli są Państwo naszymi klientami, może jednak dojść do tego, że udostępniamy Państwa dane naszym dostawcom lub podwykonawcom, gdy przekazanie tych danych będzie konieczne, do wykonania umowy łączącej Państwa z naszą spółką. Natomiast jeśli są Państwo naszymi dostawcami lub usługodawcami, może dojść do tego, że udostępniamy Państwa dane naszym klientom, gdy będą oczekiwać informacji na temat dostawców lub usługodawców, z których korzystamy wykonując umowy z naszymi klientami. Niezależnie od powyższego możemy także udostępniać Państwa dane firmom wspierającym nas w prowadzeniu działalności gospodarczej, w tym podmiotom świadczącym usług kurierskie, deweloperom systemów informatycznych, z których korzysta administrator, podmiotom zapewniającym obsługę techniczną, świadczącym usługi hostingowe lub udostępniającym miejsce na serwerze, biurom rachunkowym, bankom, które prowadzą rachunki bankowe dla administratora, kancelariom prawnym, organy ochrony prawnej, w tym uprawnionym organom administracji publicznej, sądom i komornikom, podmiotom świadczącym obsługę informatyczną, podmiotom, które zapewniają usługi kredytowe, ubezpieczeniowe, wykonują usługi konsultingowe lub audytowe. Możemy przekazać Państwa dane osobowe organom publicznym walczącym
z oszustwami i nadużyciami.

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Przechowujemy Państwa dane osobowe przez czas trwania współpracy, a także po jej zakończeniu. W celu udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych będziemy przechowywać dane przez okres, w którym SIMTECH zobowiązane są do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

W żadnym wypadku nie przechowujemy Państwa danych osobowych przez okres dłuższy niż maksymalnie 10 lat od dnia zakończenia współpracy, chyba że w ciągu tego czasu nie zakończy się ewentualne postępowanie sądowe z Państwa i naszym udziałem.

Czy przekazujemy Państwa dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do Google LLC, Microsoft Corporation lub Apple Corporation w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne.

Czy przetwarzamy Państwa dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Państwa prawa?

Nie stosujemy automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).